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Configurando metas no Dynamics CRM

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Configuração de metas no Dynamics CRM é uma das funcionalidades mais interessantes (na minha opinião), mas que gera muita dúvida.

Neste post vou demonstrar a configuração de um exemplo que envolve:

- Metas primárias e metas secundárias;

- O uso da “Consulta Acumulada”;

- Uso de dois campos de acúmulo para a métrica configurada: Tipo “real” e “em andamento”.

1) Conceito

Primeiramente, a configuração da meta é composta por quatro entidades: Meta,Métrica da MetaCampos de Acúmulo e Consulta Acumulada.

Resumidamente (no decorrer dos exemplos vocês vão entender melhor) é o seguinte:

Meta: Basicamente é onde defino meu objetivo final (a meta), o período e o “dono” da meta.

Métrica da meta: Defino se vou usar campos do tipo valor ou quantidade para medir a meta. Exemplos:

1) Vender R$500.000,00: Métrica do tipo Valor

2) Cadastrar 100 novos prospects: Métrica do tipo Quantidade

Campos de acúmulo: Defino quais registros vou me basear para acumular minha meta.

Exemplo:

1) Oportunidades, com status Ganha (tipo de registro) e o valor da oportunidade está registrado no campo “Faturamento Real” (campo do registro que o sistema deverá utilizar para acumular a meta)

Consulta Acumulada: A consulta acumulada é como se fosse uma localização avançada, onde defino uma série de “filtros” (regras) que no momento que relaciono esta consulta na minha meta, o sistema obedece estes filtros para acumular os registros.

Exemplo:

1) Meta de venda de um Produto ou região específica.

2) Meta de cadastro de Clientes Potenciais de uma origem específica (telefonema, e-mail);

2) Exemplo Prático

Agora, para exemplificar todos estes cadastros, vou descrever uma necessidade de negócio e configurar as Metas no Dynamics.

“- Faço gestão das Oportunidades no Dynamics CRM da minha empresa e tenho um time composto por 2 vendedores, um Sênior e outro Júnior.

- Classifico minhas Oportunidades em “interessado”, “pouco interessado”, “muito interessado”.

- A meta da minha empresa é vender R$500.000,00 a cada seis meses, e divido esta meta entre meus dois vendedores da seguinte forma: O Sênior tem uma metade R$300.000,00 e o Júnior uma meta de R$200.000,00.

- Gostaria de saber as Oportunidades que foram fechadas, mas além disso, gostaria de visualizar também as Oportunidades que estão para fechar, para ter ideia do que está em andamento. Porém, destas oportunidades em andamento, quero saber somente as que estão classificadas como “muito interessado”, para ter a visibilidade das quais realmente tem chances de serem fechadas.”

Cadastro no Dynamics

Métrica da meta: Nesta entidade determinamos o tipo da métrica, Contagemou Valor. Neste caso, estamos falando que a meta é vender R$500.000,00 (da empresa), então, a métrica será do tipo valor. Se a meta fosse por exemplo, “Efetuar 100 novos cadastros de Leads por mês”, a métrica seria “Contagem”.

Segue abaixo a tela de configuração da meta:

Metrica_da_meta

Agora precisamos dizer que tipo de registros queremos “acompanhar”. Esta informação será cadastrada nos “Campos de Acúmulo”.

Vamos ver como ficaria no Dynamics:

Primeiro Campo de Acúmulo:

Campo de acúmulo: Podemos criar campos de acúmulo do tipo REAL e/ou EM ANDAMENTO.

É este campo que vai diferenciar o que estou contabilizando como meta atingida (REAL) e o que vou contabilizar como meta que está em andamento (“prestes a acontecer”), EM ANDAMENTO.

Neste caso, estamos falando das oportunidades fechadas e ganhas, que compõe a meta REAL. Alguns campos que precisamos preencher:

Tipo de Registros de Origem: O nome da entidade relacionada.

Campo de Origem: Qual campo o sistema vai utilizar para contar e compor o acúmulo da meta.

Estado do tipo de registro de Origem: Aqui determinamos o status do registro que o sistema se deverá acumular. Neste caso, são apenas as Oportunidades Ganhas.

Campo de data: Este campo determinada qual a data que o sistema irá considerar, para compor a meta no período pré-estabelecido.

Exemplo:

1) Data de criação da Oportunidade: 01/01/2013

2) Data de fechamento da Oportunidade: 31/03/2013

Se configurarmos a “data de criação” como o campo de data para o sistema se basear, esta oportunidade quando fechada, entrará na meta do mês da data escolhida, no caso, janeiro. Como não é isso que queremos, a data deverá ser “data de fechamento da oportunidade”.

Campo_de_Acumulo_1

Segundo campo de acúmulo: Agora quero contabilizar aquelas Oportunidades que fazem parte das “Oportunidades quase fechadas”, para ter uma visão do que está prestes a fechar.

A única diferença é que agora o Campo de Acúmulo é do tipo “Em andamento”, pois os registros acumulados com base neste cadastro deverão compor a barrinha “meta em andamento” do gráfico, e as Oportunidade em questão possuem outro status, “Aberta”, com outro campo de valor para acúmulo, “Receita estimada”.

Campo_de_Acumulo_2

Definindo a(s) Meta(s): Pronto, agora temos uma métrica e os campos de acúmulo que compõe esta métrica. Só não temos ainda as METAS.

Como definimos que a meta da empresa é composta por duas outras metas, que é a dos dois vendedores, teremos que cadastrar três metas e relacionar a Meta da EMPRESA como meta PRIMÁRIA das outras duas metas. Além disso, na meta da EMPRESA, temos que dizer que ela é calculada apenas com base nas metas secundárias (está na última sessão do cadastro).

meta

A Meta dos Vendedores é praticamente o mesmo cadastro, a única diferença é que:

- Não precisamos setar a informação de que a meta é calculada com base nas secundárias, porque elas já são metas secundárias;

- O proprietário de cada meta deverá ser os Vendedores em questão (sim, devem ser cadastradas metas para cada usuário do sistema);

- O campo “Meta primária” deverá ser preenchido com a meta da empresa, isso torna estas metas secundárias da meta da empresa;

3) Visualização das Metas sem consulta acumulada

Antes de definir os campos de acúmulo e vocês entenderem como eles funcionam, vou mostrar o que tenho no meu Dynamics de Oportunidades Abertas e Fechadas:

Esta é a consulta que vou utilizar para buscá-las, referente à Oportunidades GANHAS. A consulta das Oportunidades ABERTAS é exatamente a mesma coisa, exceto o Status que é “ABERTA”.

consulta_oportunidades_ganhas

Temos este total de Oportunidades Ganhas e Abertas por Usuário:

oportunidades_Abertas

Oportunidades GanhasTotal usuário

Vamos ver como nossa meta ficou até agora, sem nossas Consultas Acumuladas (ainda).

A parte em VERDE, é referente ao primeiro campo de acúmulo, onde definimos que as oportunidades ganhas seriam acumuladas como meta REAL;  

A parte em CINZA, é referente ao segundo campo de acúmulo, onde definimos que as oportunidades abertas seriam acumuladas como meta EM ANDAMENTO; 

Metas sem campo de acumulo

4) Visualização das Metas com a Consulta Acumulada

A consulta acumulada quando criada, deve ser relacionada no cadastro da meta (últimos campos do formulário). Posso adicionar uma consulta diferente para cada acúmulo (real e em andamento).

Vejam a consulta que criei para atender esta necessidade: “[...] destas oportunidades em andamento, quero saber somente as que estão classificadas como “muito interessado”, para ter a visibilidade das quais realmente tem chances de serem fechadas.”

consulta_acumulada

Quando trabalhamos com metas Primárias e Secundárias, as consultas acumuladas devem ser relacionadas sempre nas metas secundárias, até porque na meta primária, esta opção estará bloqueada. Então agora, é só entrar na meta e relacionar a consulta.

Percebam na imagem abaixo que o conjunto de registros para acúmulo continua sendo “que pertence ao usuário da meta”. Caso contrário, você teria que selecionar “tudo” e aí o sistema obriga que você relacione uma consulta acumulada para cada tipo de acúmulo (real e em andamento).

consulta_acumulada_na_meta

Vamos clicar em RECALCULAR META (pois lembrando que ela recalcula a cada 24 horas apenas) e perceber que a meta do Vendedor Júnior não está mais contabilizando registros em ANDAMENTO, pois como vocês perceberam na imagem das Oportunidades Abertas, apenas a Oportunidade do vendedor Sênior estava classificava como “Muito interessada”.

meta com consulta acumulada



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